Tenemos un dilema como investigadores de fraude. Qué pasa si debo entrevistar a dos sospechosos de cometer fraude?. En muchos casos los fraudes se cometen por 2 personas y llegará el momento de hacerles una entrevista. El dilema en cuestión es: entrevisto los dos al tiempo? o mejor entrevisto uno y luego el otro?
La decisión de entrevistar una o más personas a la vez será determinante para los resultados de una investigación.
Vamos a ver en éste artículo cuál es la recomendación de la Asociación de Expertos Examinadores de Fraude de los Estados Unidos (ACFE) expresada en su Fraud Examiners Manual.
Qué es una entrevista
Una entrevista es una sesión diseñada para obtener información por parte de un entrevistador a través de preguntas y respuestas. Difiere de una conversación ordinaria en el sentido en que ésta última no está estructurada y no fue cuidadosamente diseñada. Una entrevista puede estar compuesta incluso por una sola pregunta, pero lo normal es que se tengan varias.
Preparación de la entrevista
Una entrevista bien hecha es aquella que cuenta con un plan diseñado y no deja nada al azar. La entrevista debe tener un objetivo a cumplir y las preguntas que se elaboren deben estar orientadas a cumplir tal fin. Algunas buenas recomendaciones para la preparación son:
- El testigo o sospechoso más vulnerable debe ser entrevistado primero. Esta persona puede ser fácilmente manipulada por terceros para cambiar su percepción de las cosas o incluso para ocultar información.
- La entrevista se debe llevar a cabo en un lugar donde los entrevistados se sientan cómodos y seguros, sin embargo, no es recomendable que la entrevista se haga en la casa o en la oficina.
- Las preguntas no deben ser cerradas (si o no) sino que mas bien deben estar enfocadas en puntos claves o temáticas que ayuden a esclarecer el hecho que se está investigando.
- La entrevista se debe realizar lo más cercana posible al tiempo en que ocurrieron los hechos. A veces los entrevistados olvidan sus recuerdos cuando pasa mucho tiempo.
- El entrevistador debe ser y parecer confiable y justo. Esto se logra delimitando la temática de conversación donde no se genere la impresión de que se le está acusando o preguntando por todos los aspectos de su vida.
- El mejor entrevistador debe actuar de manera informal. Cuando el entrevistador actúa de manera robótica y formal, dará la impresión de autoridad y la información que recolectará se empobrecerá.
- Se deben eliminar los sesgos. Si el entrevistado percibe que la persona que le hace preguntas tiene un sesgo, es decir, que sus preguntas ya tienen la respuesta inducida, la persona no cooperará.
Una entrevista no es un interrogatorio, es casi lo opuesto, por eso, entre más informal y libre sea, más probabilidad habrá de llegar a los objetivos, que finalmente son “obtener información” que no se tiene y que falta en el caso.
El mejor truco para entrevistar
La mejor entrevista es aquella en la que el entrevistado entrega voluntariamente la información y no en la que el entrevistado responde a cada una de las preguntas. Esto se logra obteniendo un interés genuino por el caso y llevando al entrevistado a una conversación libre pero orientada a los objetivos de la investigación.
Consideraciones legales
Las entrevistas pueden acarrear problemas legales, no solo para el entrevistador sino para la compañía, es por eso que para cada en específico se debe consultar con el equipo legal, porque incluso dependiendo de la jurisdicción, algunas cosas están prohibidas o permitidas. De todas formas, he aquí algunas consideraciones que aplican a todos los países:
- Autoridad legal para conducir entrevistas: en la mayoría de los casos no es necesario tener un permiso de las autoridades. Muchas jurisdicciones proveen a sus ciudadanos la autoridad de entrevistar siempre y cuando no se trasgredan los derechos del individuo. En algunos países, cuando el entrevistador se presenta como investigador de fraude, se podría requerir una licencia.
- Secuestro o limitación de la libertad: en el contexto de las entrevistas, un secuestro simple podría darse cuando el entrevistador cierra con llave la oficina o el lugar donde se está haciendo la entrevista. Esto se debe evitar a toda costa, aún si fuese por accidente.
- Engaño o trampas: cuando el entrevistador usa trampas, engaños o mentiras con el objetivo de obtener información, puede ser considerado peligroso y en algunos casos ilegal y puede convertirse en justificación para que el entrevistado demande o denuncie.
- Grabación de la entrevista: en algunas circunstancias puede considerarse ilegal grabar una entrevista. Depende totalmente de la jurisdicción en la que se encuentre. En algunos países se puede grabar cualquier conversación con el solo hecho de participar en ella (sin pedir permiso) y en otros países se requiere el consentimiento de todos los participantes de la conversación.
Suele suceder que las personas se arrepienten de sus declaraciones y después de salir de la entrevista alegan que fueron inducidos a las respuestas que dieron y que la información que entregaron no fue veraz. Este es un caso típico, que si se anticipa son solicitud de grabación, puede ser mitigado con efectividad.
Elementos de una conversación
Una entrevista es esencialmente una conversación, por eso es necesario entender cuáles son los elementos básicos de una comunicación efectiva.
Tenemos la expresión, donde básicamente se dan a conocer ideas, sentimientos, actitudes o comportamientos. Una expresión espontánea es fundamental para llevar a cabo una conversación natural. La persuación es otro elemento básico de una comunicación efectiva y si se usa bien puede convencer al sujeto entrevistado a entregar información. La terapia es otro elemento que se usa para remover la tensión emocional, ya que en cuestión de entrevistas éste es un elemento presente en el sujeto del otro lado. El ritual de la entrevista es otro elemento fundamental en el que el entrevistador crea un ambiente amable, diciendo frases como “buenos días”, “cómo has estado hoy” y permite suavizar un poco el ambiente. Para finalizar, el último elemento esencial para la entrevista es la entrega de información y esta debe ser en dos vías. Para que te den información primero debes darla tu.
Mecánica de una entrevista
Aunque las entrevistas deben ser lo mas naturales posibles, existe una mecánica general que no debe ser obviada o dejada al azar. Esta mecánica se compone de varias recomendaciones:
- Tomar nota: se recomienda escribir para tener un soporte de las ideas que se están desarrollando y no permitir que la memoria nos juegue una mala pasada.
- Contacto visual: mirar a los ojos mientras se habla crea un ambiente más cómodo y personal para la comunicación entre humanos. Un entrevistador que mire a los ojos puede perder una oportunidad valiosa para la entrega de la información voluntaria.
- Opiniones: evite dar una opinión personal del proceso e incluso de la persona que está entrevistando. Este tipo de opiniones pueden causar problemas de credibilidad y parcialidad.
- No resalte sus emociones: cuando el entrevistado entregue información de valor o información impactante, no reacciones de manera emocional, puesto que el entrevistado podría aprovechar esta reacción interpretándola como debilidad o incluso como señal de que no debería seguir hablando de algo.
- No escriba las preguntas: en lo posible, mantenga las preguntas en su cabeza y no las escriba. Una entrevista debe fluir de manera natural. Mas bien, si necesita escribir algo, escriba los puntos claves de la entrevista. Tener una lista de preguntas escrita puede dar lugar a que sean solicitadas por el entrevistado y así poder fabricar las respuestas.
- Documente los resultados: aparte de las notas que ya tomó, apenas termine la entrevista dedíquese a escribir los resultados de la misma. En caso de no haber tomado notas durante la entrevista, este sería un paso fundamental.
- No entreviste a más de una persona: una de las reglas básicas en una entrevista es hacerle una pregunta solo a una persona al tiempo. El testimonio de una persona puede influir en el testimonio de la otra, por eso, no se puede permitir que la otra persona escuche la pregunta ni la respuesta del otro.
- Privacidad: aunque la entrevista no debe llevarse a cabo en un ambiente similar a una cárcel, se recomienda que sea en un ambiente privado, para que el entrevistado se sienta tranquilo de que nadie sabe que lo están entrevistando ni mucho menos oyéndolo.
Si se sigue esta mecánica de entrevista, seguro que el investigador de fraudes hará muy bien su trabajo, incluso si va a ser su primera entrevista.
Referencias
(ACFE, 2015) Fraud Examiners Manual, English Edition
Acerca de NOFRAUD
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